Geschäftskorrespondenz
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Eine Handvoll fester Formeln eröffnet und beendet jede Geschäfts-E-Mail professionell – solange Anrede und Gruß auf derselben Stufe stehen.
Mit einer Anrede wie „Dear Ms Weber“ oder „Dear Sir or Madam“ und einer passenden Grußformel wie „Kind regards“ oder „Yours faithfully“. Anrede und Gruß müssen auf derselben Formalitätsstufe stehen.
Stand: Juli 2026
A2 · Geschäftskorrespondenz · 10 Min.
Eine klar aufgebaute Lektion mit zehn Folien für Lernende auf A2-Niveau. Du hörst eine echte Geschäfts-E-Mail, lernst die drei Register mit einem Tutor kennen und übst Anrede, ersten Satz und Grußformel in sechs interaktiven Aufgaben, bevor ein Abschlusstest mit fünf Fragen folgt. Der gesamte Lernweg dauert weniger als zehn Minuten und funktioniert ohne Anmeldung.
Eine englische Geschäfts-E-Mail wird an drei Stellen beurteilt, bevor irgendjemand den eigentlichen Inhalt liest: an der Anrede, am ersten Satz und an der Grußformel. Diese drei Elemente bilden den Rahmen der Nachricht, und sie verraten sofort, wie gut du die Konventionen kennst. Kleine Fehler mitten im Text werden meist verziehen – eine unpassende Anrede oder eine fehlende Grußformel fällt dagegen jedem auf. Die gute Nachricht: Anrede und Gruß sind fast vollständig formelhaft. Du musst nichts frei formulieren, sondern nur die richtige Formel für die richtige Situation wählen. Auf A2-Niveau reichen dafür rund acht feste Bausteine: drei Anreden, zwei erste Sätze und drei Grußformeln. Wer diese Bausteine kennt und sie konsequent auf derselben Formalitätsstufe kombiniert, schreibt E-Mails, die professionell wirken – ganz unabhängig davon, wie einfach das Englisch im Rest der Nachricht ist. Genau diese Bausteine übst du in dieser Lektion, in genau der Reihenfolge, in der sie in einer echten E-Mail stehen: Anrede, erster Satz, Schlusssatz, Grußformel.
Die englischen Anreden lassen sich als Leiter denken. Ganz oben steht „Dear Sir or Madam“ – die Anrede, wenn du den Namen der Empfängerin oder des Empfängers nicht kennst, etwa bei einer ersten Anfrage an eine Firma. Eine Stufe darunter folgt „Dear Mr Smith“ oder „Dear Ms Weber“: formell, aber persönlich, und im Geschäftsalltag die häufigste Wahl. Wichtig dabei: Nach „Mr“ und „Ms“ steht der Nachname, nie der Vorname – „Dear Mr John“ ist falsch. In der Mitte der Leiter liegt „Hello Anna“, am unteren Ende „Hi Anna“ für Kolleginnen und Kollegen, mit denen du täglich schreibst. Für Gruppen gibt es „Dear all“ oder das lockerere „Hi everyone“. Nach der Anrede folgt im britischen Englisch ein Komma – und danach, anders als im Deutschen, ein neuer Satz mit Großbuchstaben. Wähle die Stufe nach deiner Beziehung zur Person, nicht nach dem Thema: Auch eine dringende Beschwerde an eine vertraute Kollegin beginnt mit „Hi“, und auch eine harmlose Frage an eine fremde Firma beginnt formell.
Der erste Satz nach der Anrede hat eine einzige Aufgabe: sofort zu sagen, worum es geht. Das wichtigste Werkzeug dafür ist die feste Wendung „I am writing to“ plus Verb: „I am writing to confirm our meeting“, „I am writing to enquire about your courses“, „I am writing to apply for the position“. Antwortest du auf eine Nachricht, beginnst du stattdessen mit Dank: „Thank you for your email“ oder „Thank you for your quick reply“. Den Satz „I hope this email finds you well“ wirst du sehr oft lesen – er ist höflich gemeint, gilt aber inzwischen als so überstrapaziert, dass viele Leser ihn überspringen. Du kannst ihn verwenden, aber er ersetzt den eigentlichen ersten Satz nicht: Nach der Höflichkeitsfloskel muss trotzdem sofort der Grund der E-Mail folgen. Lange Vorreden wirken im Englischen nicht höflicher, sondern nur unklarer. Und am Ende der Nachricht, direkt vor der Grußformel, leistet ein zweiter fester Satz gute Dienste: „I look forward to hearing from you“ – mit der -ing-Form nach „to“, denn „to“ ist hier eine Präposition.
Am unteren Ende der E-Mail gilt eine Regel, die viele Lernende überrascht, weil sie so mechanisch ist: Im britischen Englisch schließt „Yours sincerely“ eine E-Mail, die mit einem Namen beginnt („Dear Ms Weber“), und „Yours faithfully“ eine E-Mail, die ohne Namen beginnt („Dear Sir or Madam“). Du musst diese Zuordnung nicht verstehen, nur anwenden – sie ist reine Konvention und wird genau so erwartet. Im Geschäftsalltag ist die verbreitetste Grußformel allerdings „Kind regards“, eine Spur wärmer als „Best regards“; beide passen zu fast jeder geschäftlichen E-Mail an Kunden und Geschäftspartner. Unter Kolleginnen und Kollegen genügt ein knappes „Best“, ein „Thanks“ oder einfach der eigene Vorname. Nach der Grußformel steht ein Komma, darunter folgt dein Name in einer neuen Zeile. Eine E-Mail ganz ohne Grußformel zu beenden wirkt im Englischen abrupt, fast unhöflich – selbst in der kürzesten Antwort schreiben Muttersprachler in aller Regel noch mindestens „Best“ oder „Thanks“ über ihren Namen.
Vier Fehler tauchen bei deutschsprachigen Lernenden immer wieder auf. Erstens: „Frau“ ist nicht automatisch „Mrs“. „Mrs“ bezeichnet eine verheiratete Frau; wenn du nicht weißt, ob die Empfängerin verheiratet ist – und das weißt du fast nie –, ist „Ms“ die richtige und sichere Wahl. Verwende „Mrs“ nur, wenn die Person es selbst so schreibt, etwa in ihrer Signatur. Zweitens: die Großschreibung. Im Deutschen geht es nach „Sehr geehrte Frau Weber,“ klein weiter; im Englischen beginnt nach „Dear Ms Weber,“ ein neuer Satz mit Großbuchstaben: „Dear Ms Weber, Thank you for your email.“ Drittens: „Dear Sirs“ spricht nur Männer an und gilt heute als veraltet – schreib stattdessen „Dear Sir or Madam“, wenn du den Namen nicht kennst. Viertens: Übersetze „Mit freundlichen Grüßen“ nicht wörtlich. „With friendly greetings“ versteht zwar jeder – aber jeder erkennt daran auch sofort, dass die Absenderin oder der Absender aus dem Deutschen übersetzt hat. Die englische Entsprechung ist schlicht „Kind regards“.
Die eigentliche Kunst besteht nicht darin, einzelne Formeln zu kennen, sondern darin, sie konsequent zu kombinieren. Anrede und Grußformel sind ein Paar: „Dear Sir or Madam“ verlangt „Yours faithfully“, „Dear Ms Weber“ passt zu „Yours sincerely“ oder „Kind regards“, und auf „Hi Anna“ folgt „Best“. Ein Stilbruch – oben „Hi Anna“, unten „Yours sincerely“ – fällt Muttersprachlern sofort auf und wirkt unfreiwillig komisch. Wenn du auf eine E-Mail antwortest, hilft eine einfache Faustregel: Spiegle die Formalitätsstufe der anderen Person. Schreibt dir jemand mit „Hi“ und „Best“, darfst du genauso locker antworten; schreibt jemand mit „Dear“ und „Kind regards“, bleibst du auf dieser Stufe. Zum Schluss ein Blick über den Atlantik: Im amerikanischen Englisch steht in sehr formellen Briefen ein Doppelpunkt nach der Anrede („Dear Mr. Smith:“), „Mr.“ und „Ms.“ tragen einen Punkt, und als formelle Grußformel genügt „Sincerely“. In E-Mails ist der Unterschied klein, und die britischen Formen dieser Lektion werden überall verstanden.
Die britische Regel ist rein mechanisch: Beginnt deine E-Mail mit einem Namen („Dear Ms Weber“), schließt du mit „Yours sincerely“. Beginnt sie ohne Namen („Dear Sir or Madam“), schließt du mit „Yours faithfully“. Du musst die Regel nicht verstehen, nur anwenden. Im geschäftlichen Alltag kannst du in beiden Fällen auch auf „Kind regards“ ausweichen – das passt fast immer.
Fast immer „Ms Weber“. Das deutsche „Frau“ ist neutral, „Mrs“ dagegen bezeichnet ausdrücklich eine verheiratete Frau – und „Miss“ eine unverheiratete. Da du den Familienstand einer Geschäftspartnerin in der Regel nicht kennst und er dich auch nichts angeht, ist „Ms“ die sichere Standardwahl. Verwende „Mrs“ nur, wenn die Person es selbst verwendet, zum Beispiel in ihrer E-Mail-Signatur.
Groß – und genau das ist für Deutschsprachige kontraintuitiv. Im Deutschen geht es nach „Sehr geehrte Frau Weber,“ klein weiter, weil der Satz grammatisch weiterläuft. Im Englischen beginnt nach der Anrede ein neuer Satz: „Dear Ms Weber, Thank you for your email.“ Das Komma bleibt, aber der erste Buchstabe danach ist immer ein Großbuchstabe.
In den Grundzügen nein, in den Details ja. Im sehr formellen amerikanischen Stil steht nach der Anrede ein Doppelpunkt statt eines Kommas („Dear Mr. Smith:“), „Mr.“ und „Ms.“ tragen einen Punkt, und als formelle Grußformel ist „Sincerely“ üblich – die Unterscheidung zwischen „sincerely“ und „faithfully“ ist eine britische Konvention. In E-Mails sind die Unterschiede klein, und die britischen Formen sind das, was den meisten Lernenden in Europa vermittelt wird. Mit ihnen liegst du auf beiden Seiten des Atlantiks richtig.
Anrede und Grußformel sind der natürliche Einstieg in die englische Geschäftskorrespondenz, weil sie in jeder einzelnen E-Mail vorkommen. Direkt danach lohnt sich *out-of-office-message* (A2) – die Abwesenheitsnotiz verwendet genau dieselben Formeln in einem festen Rahmen. Das formelle Register kannst du anschließend mündlich in *answering-the-phone* (A2) trainieren. Wenn beides sitzt, ist *tell-me-about-yourself* (B1) der nächste Schritt: Dort stellst du dich im beruflichen Kontext ausführlich vor.
Weil „Dear“ in der Anrede seine wörtliche Bedeutung längst verloren hat. Es ist eine erstarrte Höflichkeitsformel: Niemand liest „Dear Sir or Madam“ als Zuneigungsbekundung – genauso wenig, wie im Deutschen jemand „Sehr geehrte Frau Weber“ wörtlich als Aussage über tiefe Verehrung versteht. Sprachen frieren solche Formeln ein und benutzen sie als reine Signale für Register und Respekt. Deshalb kannst du „Dear“ bedenkenlos an Fremde schreiben – es bedeutet nur: Dies ist eine höfliche, geordnete Nachricht.
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