Geschäftskorrespondenz
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Die eine E-Mail, die für dich arbeitet, während du weg bist – gebaut aus vier Bausteinen.
Eine englische Abwesenheitsnotiz besteht aus vier Teilen: Dank und Abwesenheit mit Datum, Rückkehrdatum, Kontaktperson für dringende Fälle und Grußformel. Vier Sätze genügen.
Stand: Juli 2026
A2 · Geschäftskorrespondenz · 10 Min.
Eine klar aufgebaute Lektion mit zehn Folien für Lernende auf A2-Niveau. Du hörst die Kernphrase im Zusammenhang, lernst die Vier-Teile-Struktur mit einem Tutor kennen, liest drei fertige Vorlagen und übst anschließend in interaktiven Aufgaben, bevor ein Abschlusstest mit fünf Fragen folgt. Der gesamte Lernweg dauert weniger als zehn Minuten und funktioniert ohne Anmeldung.
Eine Abwesenheitsnotiz ist die letzte E-Mail, die du vor dem Urlaub schreibst – und die einzige, die weiterarbeitet, während du weg bist. Ihre Aufgabe ist klein und präzise: Jede Person, die dir schreibt, bekommt sofort Antwort auf drei Fragen – bist du da, wann antwortest du, und wer hilft in der Zwischenzeit? Gut gemacht, nimmt sie beiden Seiten die Unsicherheit. Kundinnen und Kollegen warten nicht auf eine Antwort, die nicht kommt, und du kannst dein Postfach mit ruhigem Gewissen ignorieren, weil niemand im Unklaren bleibt. Schlecht gemacht – vage Daten, keine Kontaktperson oder eine Wort-für-Wort-Übersetzung aus dem Deutschen – stiftet sie genau die Verwirrung, die sie verhindern sollte. Die gute Nachricht für dich: Auf A2-Niveau kennst du bereits fast jedes Wort, das du brauchst. Diese Lektion gibt dir die Struktur und die wenigen festen Formulierungen, die Muttersprachler tatsächlich verwenden – als Bausteine, die du nur noch zusammensetzen musst.
Fast jede professionelle Abwesenheitsnotiz auf Englisch folgt derselben Struktur aus vier Teilen, immer in derselben Reihenfolge. Teil eins nennt die Abwesenheit und ihre Daten, meist mit einem kurzen Dank davor: „Thank you for your email. I am out of the office until Friday, 7 August.“ Teil zwei nennt das Rückkehrdatum: „I will be back in the office on Monday, 10 August, and will respond to your message on my return.“ Teil drei nennt eine Kontaktperson für alles, was nicht warten kann: „For urgent matters, please contact my colleague Anna Weber at [email protected].“ Teil vier schließt höflich ab: „Kind regards“ plus dein Name. Das ist die ganze Nachricht – vier Sätze, höchstens fünf. Wer eine automatische Antwort liest, überfliegt sie in Sekunden. Verzichte deshalb auf Entschuldigungen, lange Erklärungen oder deine Reiseroute. Jeder Teil beantwortet genau eine Frage; zusammen beantworten sie alles, was deine Leserin wissen muss.
Vier feste Formulierungen erledigen fast die gesamte Arbeit – lerne sie als ganze Bausteine, nicht Wort für Wort. „I am out of the office until…“ ist der Standard-Einstieg; im vollständigen Satz heißt es immer „out of the office“, mit Artikel. „I will respond to your message on my return“ verschiebt die Antwort höflich, ohne eine bestimmte Uhrzeit zu versprechen. „For urgent matters, please contact…“ übergibt die Verantwortung klar; danach folgen Name und E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. „I have limited access to email“ ist der ehrliche Mittelweg für Dienstreisen: Du bist weg, siehst wichtige Nachrichten aber irgendwann. Zwei nützliche Ergänzungen: „I will be back in the office on…“ für das ausdrückliche Rückkehrdatum und „Please note that your email will not be forwarded“, wenn dein Unternehmen diesen Hinweis verlangt. Mit diesen sechs Bausteinen kannst du jede Variante zusammensetzen – vom knappen Zweizeiler bis zur ausführlichen Notiz mit zwei Kontaktpersonen.
Drei Fallen erwischen deutschsprachige Lernende immer wieder. Die erste ist die wörtliche Übersetzung von „Ich bin ab dem 5. August wieder erreichbar“. „I am reachable again from the 5th August“ klingt im Englischen deutlich merkwürdig – „reachable“ wird in der Geschäftskorrespondenz kaum für Personen verwendet. Die natürliche Version nennt stattdessen die Rückkehr: „I will be back in the office on 5 August“ oder „I will be available again from 5 August“. Die zweite Falle ist das Datumsformat. „05.08.2026“ ist für dich Tag-Monat-Jahr, aber eine amerikanische Leserin liest 05/08 als 8. Mai. Sicher ist nur, den Monat als Wort zu schreiben: „5 August 2026“ oder „August 5, 2026“. Die dritte Falle ist „until“. Das deutsche „bis“ schließt den genannten Tag meist ein; das englische „until Friday“ lässt dagegen offen, ob du am Freitag oder erst danach zurück bist. Die Lösung ist keine bessere Präposition, sondern das ausdrücklich genannte Rückkehrdatum.
Im Englischen entscheidet weniger die Grammatik als die Wortwahl über den Ton. Die streng formelle Variante beginnt mit „Thank you for your email“, verwendet keine Kurzformen und keine Ausrufezeichen und schließt mit „Kind regards“ oder „Best regards“. Sie ist die richtige Wahl für externe Kontakte, Kundschaft und alle, deren Erwartungen du nicht kennst. Die freundliche Kurzvariante darf „Hi!“ sagen, Kurzformen wie „I'm“ und „I'll“ verwenden und mit „Best“ oder „See you soon“ enden – passend für Kolleginnen und Teams mit lockerer Schreibkultur. Zwei Faustregeln helfen dir bei der Wahl: Wenn du unsicher bist, nimm die formelle Variante – über zu viel Höflichkeit beschwert sich niemand. Und mische die Register nicht: Ein „Hi!“ neben „Please note that…“ wirkt unentschlossen. Viele Unternehmen legen den Ton ohnehin in einer Vorlage fest; wenn deins das tut, übernimm ihn einfach.
Genauso wichtig wie die vier Teile ist, was nicht in die Nachricht gehört. Du musst keinen Grund für deine Abwesenheit nennen – „I am out of the office“ genügt völlig. „On holiday“ ist optional, private oder medizinische Details haben in einer automatischen Antwort nichts verloren. Verzichte auf dein Reiseziel, auf lange Entschuldigungen und auf Versprechen, die du nicht halten kannst: Wer „I will respond immediately on my return“ schreibt, kommt zu einem Berg von E-Mails und einem gebrochenen Versprechen zurück. Prüfe vor dem Aktivieren drei Dinge: Stimmen die Daten – richtiger Monat, richtiges Jahr? Funktioniert die E-Mail-Adresse der Kontaktperson? Und weiß diese Person, dass sie genannt wird? Eine Betreffzeile wie „Out of office until 7 August“ hilft zusätzlich, weil viele Leser nur den Betreff sehen. Kurz: Je weniger deine Notiz erklärt und je klarer sie die drei Fragen beantwortet, desto professioneller wirkt sie.
Das ist im Englischen tatsächlich unklar – anders als das deutsche „bis Freitag“, das den Freitag meist einschließt. „I am out of the office until Friday“ kann bedeuten, dass du am Freitag zurück bist oder erst danach. Muttersprachler lösen das Problem nicht mit einer besseren Präposition, sondern mit einem ausdrücklichen Rückkehrdatum: „I will be back in the office on Monday, 10 August.“ Im amerikanischen Englisch gibt es zusätzlich „through Friday“, das den Freitag eindeutig einschließt.
Es ist die wörtliche Übersetzung von „Ich bin ab dem 5. wieder erreichbar“ – und genau daran erkennt man sie. „Reachable“ wird in englischer Geschäftskorrespondenz kaum für Personen verwendet, und „the 5th“ ohne Monat lässt die Leserin raten. Die natürliche englische Version nennt stattdessen die Rückkehr: „I will be back in the office on 5 August“ oder „I will be available again from 5 August“. Lerne diese Sätze als feste Bausteine, dann passiert der Fehler nicht mehr.
Beides existiert – aber an verschiedenen Stellen. Im vollständigen Satz brauchst du den Artikel: „I am out of the office until Friday.“ Ohne „the“ funktioniert die Wendung nur als festes Etikett oder Adjektiv: „an out-of-office reply“, „my out-of-office message“ oder der Status „Out of office“ im Kalender. Viele Lernende lassen das „the“ weg, weil ihnen das Etikett ständig begegnet – im Satz fehlt es dann aber.
Beides ist korrekt – wähle eine Variante und bleib dabei. Britisch steht der Tag zuerst: „5 August 2026“. Amerikanisch steht der Monat zuerst: „August 5, 2026“. Gefährlich sind nur rein numerische Formate: „05.08.“ liest eine deutsche Leserin als 5. August, eine amerikanische als 8. Mai. Sobald der Monat als Wort dasteht, kann nichts mehr schiefgehen. Für Firmen in Europa ist die britische Reihenfolge die häufigere Wahl.
Die Abwesenheitsnotiz baut direkt auf den formellen E-Mail-Bausteinen auf – wenn dir „Kind regards“ und „Thank you for your email“ noch fremd sind, beginne mit *formal-email-opening-closing* (A2). Danach passt *answering-the-phone* (A2) gut dazu: Wer deine Abwesenheitsnotiz liest und trotzdem anruft, landet bei deiner Kollegin – auch dieses Gespräch folgt festen Formulierungen. *starting-conversations* (A2) rundet das Paket für die Rückkehr ins Büro ab.
Die beiden Sprachen benennen unterschiedliche Dinge. Das Deutsche benennt den Text selbst: eine Notiz über die Abwesenheit. Das Englische benennt den Zustand der Person: Sie ist „out of the office“, also außerhalb des Büros. Aus dem Satz „I am out of the office“ wurde das feste Etikett „out-of-office reply“ und die Abkürzung OOO, die du heute in Kalendern und Chat-Status siehst. Wenn du dir das merkst, weißt du auch, warum im vollständigen Satz das „the“ stehen muss.
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