Wie schreibe ich eine Entschuldigung per E-Mail auf Englisch?
Entschuldige dich im ersten Satz und benenne dabei das Problem: „I apologise for the delay in sending the report.“ Erkläre dann in einem Satz, was passiert ist, und übernimm die Verantwortung: „This was an oversight on our side.“ Zum Schluss sagst du, was du tust und bis wann – „I will send the corrected version by Friday“ –, und bedankst dich: „Thank you for your patience.“
- Die drei Bausteine: entschuldigen und benennen, kurz erklären und Verantwortung übernehmen, in Ordnung bringen und schließen.
- „Apologise for“ plus Substantiv oder -ing-Form: „for the delay“, „for sending the wrong file“.
- Entschuldigt wird mit „I apologise“ oder „I'm sorry“ – „excuse me“ nutzt du vor allem, um jemanden anzusprechen oder zu unterbrechen.
B1 · Geschäftskorrespondenz · 10 Min.Die Entschuldigungs-E-Mail auf Englisch – Baustein für Baustein erklärt.
Eine klar aufgebaute Lektion mit zehn Folien für Lernende auf B1-Niveau. Du hörst eine vollständige Entschuldigung im Zusammenhang, lernst mit einem Tutor die drei Bausteine kennen – entschuldigen und benennen, kurz erklären und Verantwortung übernehmen, in Ordnung bringen und freundlich schließen – und übst sie anschließend in interaktiven Aufgaben, bevor ein Abschlusstest folgt. Der gesamte Lernweg dauert weniger als zehn Minuten und funktioniert ohne Anmeldung.
- GER-NiveauB1 · Mittelstufe
- BearbeitungszeitEtwa 10 Minuten
- KompetenzenSchreiben, Wortschatz, Hören, Business-Englisch
- Bausteine10 Bausteine
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Was eine Entschuldigungs-E-Mail leisten muss
Eine Entschuldigung per E-Mail hat es schwerer als eine gesprochene. Die Stimme fehlt, das Gesicht fehlt, und der Text bleibt: Deine Empfängerin kann ihn dreimal lesen, weiterleiten und in zwei Wochen wieder hervorholen. Deshalb lohnt es sich, eine solche E-Mail nicht frei zu formulieren, sondern aus drei Bausteinen zusammenzusetzen. Baustein eins entschuldigt sich und benennt dabei sofort, worum es geht. Baustein zwei erklärt in einem Satz, was passiert ist, und übernimmt die Verantwortung, wo sie bei dir liegt. Baustein drei sagt, was du bereits getan hast oder bis wann du es tun wirst, und schließt freundlich ab. In dieser Reihenfolge erledigt schon ein Dreizeiler die ganze Arbeit: „I apologise for the delay in sending the report. This was an oversight on our side. You will have it by Friday — thank you for your patience.“ Wer die Reihenfolge umdreht und mit der Erklärung beginnt, wirkt dagegen schnell, als wolle er sich herausreden, bevor er sich überhaupt entschuldigt hat.
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Baustein 1: entschuldigen und das Problem benennen
Der erste Satz entscheidet über den Ton. Im geschäftlichen Englisch stehen dir drei Öffnungen zur Verfügung, und sie unterscheiden sich vor allem im Register. „I apologise for …“ ist der neutrale Standard und passt gegenüber Kundschaft, Vorgesetzten und externen Partnern. „Please accept our apologies for …“ ist förmlicher und spricht zugleich für das Unternehmen statt für dich persönlich; sie eignet sich für Fälle wie fehlerhafte Rechnungen oder verspätete Lieferungen. „I'm sorry about …“ ist wärmer und persönlicher und passt unter Kolleginnen und Kollegen oder bei Kontakten, mit denen du schon länger schreibst. Alle drei sind richtig – entscheidend ist, dass du das Register innerhalb einer E-Mail nicht wechselst. Grammatisch gilt für alle dasselbe Muster: Nach „apologise“ folgt „for“, und danach steht ein Substantiv („for the delay“, „for the error on your invoice“) oder eine -ing-Form („for sending the wrong attachment“, „for missing the deadline“). Und benenne die Sache gleich hier: „I apologise for the delay“ ist höflich, doch „I apologise for the delay in sending the June invoice“ zeigt, dass du genau weißt, worüber sich deine Kundin ärgert.
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Baustein 2: kurz erklären, Verantwortung übernehmen
Nach der Entschuldigung will deine Leserin wissen, was passiert ist – aber sie will keinen Bericht. Ein Satz reicht fast immer. „This was due to a problem with our order system.“ „Unfortunately, the file was never attached.“ „Your message reached a mailbox that we no longer monitor.“ „Unfortunately“ steht dabei am Satzanfang und kündigt die schlechte Nachricht an, ohne sie zu beschönigen. Danach übernimmst du ausdrücklich Verantwortung, wenn der Fehler bei dir oder deinem Team liegt. „This was an oversight on our side“ ist dafür die nützlichste Wendung, weil sie den Fehler beim Unternehmen verortet, ohne jemanden namentlich vorzuführen. Persönlicher geht es mit „That was my mistake“ oder „I should have checked this before it went out“. Halte diesen Teil kurz. Je länger die Erklärung wird, desto stärker liest sie sich als Verteidigung – und desto mehr lädst du deine Leserin ein zu prüfen, ob dein Grund gut genug war. Kamen mehrere Umstände zusammen, fasse sie in einer Zeile zusammen, statt sie einzeln aufzuzählen.
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Baustein 3: in Ordnung bringen und freundlich schließen
Der dritte Baustein ist der, an den sich deine Leserin erinnert. Er beantwortet die einzige Frage, die sie wirklich beschäftigt: und jetzt? Nenne, was schon erledigt ist, was noch kommt und gegebenenfalls eine Wiedergutmachung. Für erledigte Schritte, deren Ergebnis jetzt zählt, passt das Present Perfect: „We have now issued the corrected invoice.“ „I have already asked the recipient to delete the email.“ Nennst du einen abgeschlossenen Zeitpunkt, nimmst du das Past Simple: „We sent the corrected invoice yesterday.“ Für eine Zusage kannst du „will“ mit einer konkreten Frist verwenden – mit Datum, nicht mit „as soon as possible“: „I will send the signed contract by Friday.“ Die Frist nimmt „by“, nicht „until“, denn es geht um eine einmalige Handlung. Und wenn der Fehler die andere Seite etwas gekostet hat, gehört eine Wiedergutmachung dazu: „To make up for this, we have waived the shipping cost.“ Zum Schluss ein kurzer, warmer Satz: „Thank you for your patience.“ oder „Thank you for letting us know.“ In förmlicheren E-Mails kannst du den Bogen mit „Once again, my apologies for the inconvenience.“ schließen – diese Formel überzeugt allerdings nur, wenn direkt davor eine konkrete Lösung steht.
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Die deutschen Fallen: excuse, apologise to, inconveniences
Vier Stellen, an denen das Deutsche in die Irre führt. Erstens „excuse“: Aus „Entschuldigen Sie die Verspätung“ wird schnell „Excuse me for the delay“ – im Englischen nutzt du „excuse me“ aber vor allem, um jemanden anzusprechen, zu unterbrechen oder dich für ein kleines Versehen im Moment zu entschuldigen. In einer geschäftlichen E-Mail ist nach einem Fehler „I apologise for …“ oder „I'm sorry about …“ die übliche Wahl. „I excuse myself for the delay“ hilft auch nicht weiter: Der Satz liest sich, als würdest du deine Verspätung selbst rechtfertigen. Zweitens der Infinitiv: „Ich entschuldige mich, so spät zu schreiben“ führt zu „I apologise to send this late“. Nach einer Präposition steht im Englischen die -ing-Form – also „I apologise for sending this so late“. Drittens „inconvenience“: In der festen Schlussformel bleibt das Wort im Singular – „my apologies for the inconvenience“ –, und verursacht wird eine Unannehmlichkeit mit „cause“, nicht mit „make“. Viertens die Wortart: „apologise“ ist das Verb, „apology“ und „apologies“ sind Substantive. Also „I apologise“, aber „my apologies“ und „Please accept my apology“. Und eine Kleinigkeit zur Wortwahl: Auf eine E-Mail folgt im Englischen üblicherweise eine reply, nicht eine answer – die gängige Wendung lautet „Sorry for the late reply“.
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Vier Anlässe aus dem Berufsalltag
Vier Anlässe, die dir im Büroalltag begegnen – jeweils mit Sätzen, die du direkt übernehmen kannst. Verspätete Lieferung: „I apologise for the delay in delivering your March order. This was due to a stock error in our warehouse. The parcel left us this morning and should reach you by Thursday.“ Falscher Anhang: „I apologise for attaching the wrong file to my last email. The correct version is attached here, and I would be grateful if you could delete the earlier one.“ Versäumte Frist: „I apologise for missing the deadline on Friday — that was my mistake. You will have the finished chapter by Tuesday morning.“ Fehler in der Rechnung: „Please accept our apologies for the error on invoice 4471. We have now issued a corrected invoice, and the credit note will reach you this week.“ Alle vier Beispiele benennen das Problem und zeigen eine Lösung. Erklärung und Verantwortung kannst du je nach Anlass in denselben Satz packen, und wenn die Korrektur schon im Anhang liegt, braucht sie keine Frist mehr. Mehr braucht eine gute Entschuldigungs-E-Mail nicht. Wenn du unsicher bist, lies deinen Entwurf noch einmal und streiche jeden Satz, der nur erklärt, warum du nichts dafür konntest.