B1Monolog3 Min.

Negotiating Who Pays the Travel Costs

Reisekosten im Angebot – wer zahlt? So verhandeln Sie Anfahrt, Hotel und Spesen auf Englisch, ohne den Auftrag zu riskieren.

SzeneDaniel erzählt, wie ein Kunde in Stuttgart plötzlich fragte: „Sind die Reisekosten inklusive?" – und wie er die Frage in einen fairen Kompromiss verwandelte.

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Tipp: Hören Sie die Episode zweimal, bevor Sie den Test starten. · Arbeitsblatt (PDF)

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Daniel — Vertriebsleiter, Maschinenbau

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Verständnistest

Zuerst hören, dann antworten. Keine Punktabzüge – jede Erklärung zeigt die Stelle im Gespräch.

01Worum geht es in dieser Episode?

02Welchen Kompromiss schlägt Daniel vor?

03The travel costs were already included in the quotation.

04The customer accepted the compromise and Daniel won the order.

05Welches Wort fehlt?

Travel expenses are charged separately, at ___.

06Welches Wort fehlt?

If you mean 'eventuell', say '___' or 'perhaps'.

07Bringen Sie die Schritte von Daniels Verhandlung in die richtige Reihenfolge.

Transkript

Das vollständige Transkript öffnet sich nach dem Verständnistest – so trainieren Sie echtes Hörverstehen statt Mitlesen.

Deutsche Hilfen

DanielHello and welcome back to the Simmonds Business English Podcast. My name is Daniel, and today I want to talk about a small negotiation that happens in almost every service business: who pays the travel costs?

DanielHere is the situation. Last month, a customer in Stuttgart asked us to install a machine at their factory. The price for the installation was fine. But then the customer asked: 'Are the travel costs included?'

DanielThey were not included. Our technicians travel from Hamburg, so we are talking about train tickets, a hotel, and two working days. That is real money. But I did not want to lose the order over travel costs.Ich wollte den Auftrag nicht wegen der Reisekosten verlieren.

DanielSo how do you negotiate this politely? First, be transparent. I said: 'The quotation covers the installation itself. Travel expenses are charged separately, at cost.' 'At cost' means we add nothing on top — the customer only pays what we pay.„At cost" heißt: zum Selbstkostenpreis, ohne Aufschlag.

DanielThe customer was not happy. He said: 'Other suppliers include the travel costs in the price.' That is a classic move in every negotiation. Do not panic, and do not say yes immediately. Stay calm and offer to meet halfway.

DanielI said: 'I understand your point. May I suggest a compromise? We split the costs — you cover the hotel, and we cover the travel time.' Splitting the costs feels fair to both sides, and nobody loses face.Wir teilen uns die Kosten – niemand verliert das Gesicht.

DanielNow, a warning for German speakers. A colleague of mine once wrote to a customer: 'We can eventually cover the travel costs.' He meant 'eventuell' — vielleicht. But in English, 'eventually' means 'in the end, after some time'. So the customer understood: in the end, they will definitely pay. That was an expensive misunderstanding.„Eventually" heißt „schließlich, irgendwann" – nicht „eventuell"!

DanielIf you mean 'eventuell', say 'possibly' or 'perhaps'. 'We can possibly cover part of the travel costs.' That keeps the door open without making a promise.

DanielBack to my customer in Stuttgart. He accepted the compromise, and we won the order. The travel costs were about four per cent of the total price — the business relationship is worth much more. So remember: be transparent about travel expenses, offer to split the costs, and never confuse "eventually" with "eventuell". Thanks for listening, and see you next time.

Schlüsselwendungen

travel expenses

Reisekosten, Spesen

Please submit your travel expenses by the end of the month.

quotation

Angebot, Kostenvoranschlag

The quotation is valid for thirty days.

at cost

zum Selbstkostenpreis

We pass on hotel bookings at cost.

supplier

Lieferant, Anbieter

We compared three suppliers before signing the contract.

to meet halfway

sich in der Mitte treffen, entgegenkommen

Let's meet halfway and share the delivery costs.

to split the costs

die Kosten teilen

The two departments agreed to split the costs of the training.

to cover

übernehmen, abdecken (Kosten)

The company will cover your hotel and meals.

possibly

eventuell, möglicherweise

We can possibly deliver a week earlier.

Sprachnotizen

In dieser Episode erzählt ein Vertriebsleiter, wie er mit einem Kunden verhandelt hat, wer die Reisekosten für eine Installation trägt: transparent bleiben, einen Kompromiss anbieten, Kosten teilen. Sie lernen die wichtigsten Wendungen für Kostenverhandlungen auf Englisch (Niveau B1) – und warum „eventually" nicht „eventuell" heißt.

Kosten transparent benennen

Daniel versteckt die Reisekosten nicht, sondern benennt sie klar: „Travel expenses are charged separately, at cost." Die Wendung „at cost" (zum Selbstkostenpreis) signalisiert Fairness – der Anbieter verdient an den Spesen nichts. Wer Nebenkosten erst auf der Rechnung zeigt, verliert Vertrauen; wer sie im Angebot klar ausweist, verhandelt aus einer stärkeren Position.

Der Kompromiss als Ausweg

Auf den Einwand „Other suppliers include the travel costs" antwortet Daniel weder mit Nein noch mit sofortigem Nachgeben. Stattdessen: „May I suggest a compromise? We split the costs." Das Muster – Verständnis zeigen, Kompromiss vorschlagen, Kosten aufteilen – funktioniert bei fast jeder Preisverhandlung. „To meet halfway" ist dafür die idiomatische Kurzform.

Falscher Freund: eventuell ≠ eventually

Der teuerste Fehler der Episode ist ein einziges Wort: „We can eventually cover the travel costs." Der Kollege meinte „eventuell" (vielleicht) – der Kunde verstand „schließlich, am Ende ganz sicher". „Eventually" beschreibt im Englischen ein sicheres Ergebnis nach einer Wartezeit. Für „eventuell" nutzen Sie „possibly" oder „perhaps": „We can possibly cover part of the travel costs." In Verhandlungen kann dieser Unterschied bares Geld kosten.

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Häufige Fragen

Für welches Sprachniveau ist diese Episode geeignet?

Niveau B1 (GER). Der Monolog nutzt klares Alltags-Geschäftsenglisch; die Vokabelliste erklärt alle acht Schlüsselwendungen zweisprachig.

Wie verhandle ich Reisekosten auf Englisch?

In drei Schritten: Kosten transparent benennen („charged separately, at cost"), auf Einwände ruhig reagieren und einen Kompromiss anbieten („May I suggest a compromise? We split the costs.").

Was ist der Unterschied zwischen „eventually" und „eventuell"?

„Eventually" heißt „schließlich, irgendwann – aber sicher". Das deutsche „eventuell" (vielleicht) übersetzen Sie mit „possibly" oder „perhaps". Die Verwechslung ist einer der häufigsten deutschen Fehler im Business-Englisch.

Gibt es ein Transkript zum Mitlesen?

Ja, das vollständige Transkript mit deutschen Verständnishilfen steht direkt auf dieser Seite – zuerst hören, dann testen, dann mitlesen.

Wo kann ich solche Verhandlungen live üben?

In den Online-Business-Englischkursen von Simmonds Language Services (englisch-lehrer.com/online): Live-Unterricht mit echten Lehrern per Zoom, für Firmen und Privatpersonen in ganz Deutschland. Der Einstieg beginnt mit einer kostenlosen Besprechung.

Diese Wendungen im echten Gespräch üben?

Der Podcast trainiert Ihr Ohr – im Online-Unterricht üben Sie das Gespräch selbst, mit echten Lehrern. Seit 2004 für Firmen in ganz Deutschland.

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