B1Dialog3 Min.

Dictating a Friendly Email to Confirm Tomorrow's Meeting

Eine kurze, freundliche Bestätigungs-E-Mail laut formulieren: Betreff, Anrede, Kernaussage, Schluss – Satz für Satz.

SzeneKurz vor Feierabend: Paul muss dem britischen Kunden Mr Hughes noch das Meeting für morgen bestätigen. Er diktiert die E-Mail laut – und seine Kollegin Anna feilt mit ihm an jedem Satz.

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Tipp: Hören Sie die Episode zweimal, bevor Sie den Test starten. · Arbeitsblatt (PDF)

✓ Zum Verständnistest

Paul — Vertriebsmitarbeiter, MaschinenbauAnna — Kollegin, viele Jahre Auslandserfahrung

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Verständnistest

Zuerst hören, dann antworten. Keine Punktabzüge – jede Erklärung zeigt die Stelle im Gespräch.

01Was möchte Paul mit der E-Mail erreichen?

02Welche praktische Information nimmt Paul zusätzlich in die E-Mail auf?

03Paul and Mr Hughes have already met several times.

04Anna tells Paul to make the subject line longer.

05Welches Wort fehlt?

Careful — "until" is the German "bis" trap. "Until" means something continues up to that time. For a deadline you need "___": "by tomorrow morning".

06Welches Wort fehlt?

Now the closing — keep it warm but professional: "We look ___ to seeing you tomorrow. Kind regards, Paul Berger."

07Bringen Sie die Bausteine der E-Mail in die Reihenfolge, in der Paul sie diktiert.

Transkript

Das vollständige Transkript öffnet sich nach dem Verständnistest – so trainieren Sie echtes Hörverstehen statt Mitlesen.

Deutsche Hilfen

PaulAnna, have you got two minutes? I need to confirm tomorrow's meeting with Mr Hughes, and I want the email to sound friendly, not like a machine wrote it.

AnnaSure. Read it to me as you type — let's start with the subject line. Speaking it out loud is the best way to hear the tone.

PaulSubject: "Confirmation: Meeting tomorrow, Tuesday, 10 a.m." Is that too short?

AnnaNo, that's perfect — a subject line should say everything at a glance. Now the greeting. He's a customer you know quite well, right?Eine Betreffzeile soll alles auf einen Blick sagen.

PaulYes, we've met several times. So: "Dear Mr Hughes, I hope you are well." Then: "I am writing to confirm our meeting tomorrow at 10 a.m. at our office in Building C."„I am writing to confirm" – die Standardformel für Bestätigungs-E-Mails.

AnnaGood. Friendly opening, clear confirmation. Customers read confirmations in ten seconds, so every sentence has to earn its place. What else does he need to know before tomorrow?

PaulThe agenda and the parking. So: "We will discuss the new maintenance contract and the delivery schedule. A visitor parking space is reserved for you in front of Building C."Ein Besucherparkplatz ist für Sie vor Gebäude C reserviert.

AnnaLovely — he'll appreciate the parking detail. Small things like that make a visit feel easy. Anything you need from him?

PaulYes, the list of machine numbers. I'll write: "Could you please send us the list of machine numbers until tomorrow morning?"

AnnaCareful — "until" is the German "bis" trap. "Until" means something continues up to that time. For a deadline you need "by": "by tomorrow morning".„Until" = etwas dauert bis dahin an. Für eine Frist brauchen Sie „by".

PaulAh, right — "by tomorrow morning", because he sends it once, he doesn't send it continuously. German "bis" really does not help me here. I'll write it on a sticky note: "by" for deadlines, "until" for duration.Deutsch „bis" passt für beides – Englisch trennt „by" (Frist) und „until" (Dauer).

AnnaExactly. Now the closing — keep it warm but professional: "We look forward to seeing you tomorrow. Kind regards, Paul Berger."

Paul"We look forward to seeing you tomorrow. Kind regards." Done — reading it once more, and then I'll hit send. Thanks, Anna, that took five minutes instead of thirty — and I'll save this one as a template for next time.

AnnaAny time. Friendly, short and correct — Mr Hughes will be impressed.

Schlüsselwendungen

subject line

Betreffzeile

A good subject line says everything at a glance.

I am writing to confirm

hiermit bestätige ich / ich schreibe, um … zu bestätigen

I am writing to confirm our appointment on Friday.

at a glance

auf einen Blick

The dashboard shows all orders at a glance.

delivery schedule

Lieferplan, Lieferzeitplan

We need to discuss the delivery schedule for autumn.

visitor parking space

Besucherparkplatz

A visitor parking space is reserved at the main entrance.

by tomorrow morning

bis morgen früh (Frist!)

Please send the documents by tomorrow morning.

We look forward to seeing you

Wir freuen uns auf das Treffen mit Ihnen

We look forward to seeing you at the trade fair.

Kind regards

Mit freundlichen Grüßen

Kind regards, Sarah Miller.

Sprachnotizen

In dieser Episode diktiert ein Vertriebsmitarbeiter mit seiner Kollegin eine freundliche Bestätigungs-E-Mail: Betreff, Anrede, Kernaussage, praktische Details, Schluss. Sie lernen die Bausteine einer professionellen englischen E-Mail (Niveau B1) – und warum deutsches „bis" mal „by" und mal „until" heißt.

Die fünf Bausteine der Bestätigungs-E-Mail

Pauls E-Mail folgt der klassischen Struktur: eine Betreffzeile, die alles „at a glance" sagt („Confirmation: Meeting tomorrow, Tuesday, 10 a.m."), eine warme Anrede („Dear Mr Hughes, I hope you are well"), die Standardformel „I am writing to confirm …", nützliche Details (Agenda, Parkplatz) und ein herzlicher Schluss („We look forward to seeing you"). Diese Reihenfolge können Sie für jede Bestätigung wortwörtlich übernehmen – nur Datum, Ort und Details wechseln.

Freundlich heißt konkret

Was macht die E-Mail „freundlich"? Nicht Ausrufezeichen oder Floskeln, sondern mitgedachte Details: der reservierte Besucherparkplatz, das Gebäude, die Agenda. Anna kommentiert genau das: „he'll appreciate the parking detail". Im englischsprachigen Geschäftsverkehr entsteht Wärme durch Service-Orientierung – der Empfänger soll morgen ohne eine einzige Rückfrage ankommen können. Ein zweiter Baustein ist der persönliche Einstieg „I hope you are well", der bei Bestandskunden fast immer passt.

Übersetzungsfalle: bis ≠ until

Pauls Satz „send us the list until tomorrow morning" klingt für englische Ohren, als solle Mr Hughes die Liste bis morgen früh ununterbrochen senden. Deutsch „bis" deckt zwei völlig verschiedene englische Wörter ab: „by" für Fristen (eine einmalige Handlung spätestens zum Zeitpunkt X: „Please reply by Friday") und „until" für Dauer (ein Zustand hält bis X an: „I am out of office until Friday"). Der Test: Passiert es einmal? Dann „by". Dauert es an? Dann „until".

Weiter üben: Business-Englisch online lernen – mit echten Lehrern von Simmonds, seit 2004.

Häufige Fragen

Für welches Sprachniveau ist diese Episode geeignet?

Niveau B1 (GER). Das Gespräch nutzt klares Alltags-Geschäftsenglisch; alle acht Schlüsselwendungen werden zweisprachig erklärt.

Wie bestätige ich ein Meeting per E-Mail auf Englisch?

Mit fünf Bausteinen: klare Betreffzeile („Confirmation: Meeting tomorrow, 10 a.m."), Anrede mit persönlichem Einstieg („Dear Mr …, I hope you are well"), Bestätigungsformel („I am writing to confirm …"), praktische Details (Ort, Agenda, Parken) und warmer Schluss („We look forward to seeing you. Kind regards").

Wann heißt „bis" auf Englisch „by" und wann „until"?

„By" für Fristen: eine einmalige Handlung bis spätestens zu einem Zeitpunkt („Please send it by Friday"). „Until" für Dauer: ein Zustand hält bis zu einem Zeitpunkt an („The office is closed until Monday"). „Send it until Friday" ist der häufigste deutsche E-Mail-Fehler.

Gibt es ein Transkript zum Mitlesen?

Ja, das vollständige Transkript mit deutschen Verständnishilfen steht direkt auf dieser Seite – zuerst hören, dann testen, dann mitlesen.

Wo kann ich E-Mails auf Englisch schreiben live üben?

In den Online-Business-Englischkursen von Simmonds Language Services (englisch-lehrer.com/online): Live-Unterricht mit echten Lehrern per Zoom, inklusive E-Mail-Training mit Korrektur, für Firmen und Privatpersonen in ganz Deutschland – Termin für eine kostenlose Besprechung direkt auf der Seite.

Diese Wendungen im echten Gespräch üben?

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